We zijn namens het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek op zoek naar een Secretary voor een tijdelijk contract van 4 maanden. Het kantoor is gevestigd in Petten, ten noorden van Amsterdam. We zoeken iemand die minimaal B2 niveau Nederlands beheerst. De werkweek bestaat uit 32 of 40 uur, afhankelijk van jouw beschikbaarheid.

Je voert secretarieel werk uit voor het afdelingshoofd en assisteert bij de dagelijkse werkzaamheden. Dit is een geweldige kans om aan te werken in een internationale werkomgeving.

Je verantwoordelijkheden omvatten:

• Vergaderingen regelen, agenda beheer, gesprekken doorschakelen, reageren op algemene administratieve vragen, dienstreizen organiseren en reisarrangementen regelen
• (Virtuele) vergaderingen organiseren voor het afsdelingshoofd en afspraken vastleggen in de agenda, documentatie rondsturen zoals notulen en presentaties.
• Interne correspondentie, e-mails bijhouden en doorsturen naar de juiste personen.
• Coördineren van het aanmaken, bijwerken en ophalen van dossiers, documenten en gegevens in de juiste bestanden of IT-databases.
• Voorbereiden en opvolgen van wervingsprocedures in systemen
• Verlenen van administratieve en logistieke ondersteuning voor het organiseren van (virtuele) vergaderingen en workshops door het reserveren van zalen, samenstellen van mappen met werkdocumenten en zorgen voor de follow-up.
• Gebruikmaken van toepassingen zoals databeheer systemen voor het organiseren van vergaderingen en procedures volgen voor het aanvragen van lokale cateringdiensten.
• Contact onderhouden met de functionaris voor documentbeheer en het centrum voor documentbeheer voor alle documentgerelateerde activiteiten in de administratieve eenheid.

Over jou:

De ideale kandidaat heeft veel oog voor detail en het uitvoeren van secretariële werkzaamheden, bij voorkeur binnen een EU-instelling. Telewerken tot 20% van de wekelijkse werktijd vereist dat de lijnmanager op de hoogte wordt gesteld van de geplande telewerkmomenten en dat dit wordt goedgekeurd. Voor telewerken van meer dan 20% tot maximaal 60% is een formele overeenkomst met de lijnmanager nodig, waarin de gekozen telewerkdagen worden gespecificeerd.

Profiel:

• Je moet vloeiend Nederlands (B2-niveau of hoger) en Engels (B2-niveau of hoger) spreken en schrijven.
• Je hebt een ervaring in het uitvoeren van secretariële werkzaamheden, bij voorkeur bij EU-instellingen
• Beheersing van MS Office-toepassingen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, enz.)
• Een hoge mate van vertrouwelijkheid is essentieel voor deze functie
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden
• In staat om dagelijks te reizen naar Petten.

Stuur je CV in het Engels of Nederlands in Word-formaat naar Marie-Anne.